Pamiętacie marzec 2020 roku? Kiedy nagle świat się zatrzymał a większość ludzi pozostała w domach? Wtedy nagle okazało się, że większość rodzajów prac może być wykonywana zdalnie, na odległość?

Pokłosiem tego odkrycia była zmiana polityki zatrudnieniowej wielu, w tym dużych, firm. Nagle posiadanie wielkiego gmachu siedzib, lub wynajmowanie kosztownych pomieszczeń w topowych drapaczach chmur jest zbędnym wydatkiem, bo pracownik równie skutecznie i wydajnie pracuje, siedząc sobie na kanapie, w bamboszach przy firmowym komputerze lub telefonie, „ogarniając swoje obowiązki z domu. Także sami pracownicy odkryli benefity pracy w domowych pieleszach, bo w przerwie między wysyłaniem maili i telefonami do kontrahentów można zupkę zamieszać, lub odkurzyć dywan, albo pobawić się z domowym zwierzakiem. Regulacje prawne dotyczące tej formy świadczenia pracy, dostosowując się do zmieniającej się rzeczywistości, ewoluowały. Już w 2007 roku ustawodawca wprowadził nowa formułę świadczenia pracy w formie telepracy. Jednak zmieniający się klimat, zwiększenie liczby pracowników świadczących pracę poza siedzibą zakładu pracy, także w formie mieszanej (częściowo zdalnie częściowo stacjonarnie), skłoniły pracodawcę do uściślenia regulacji tak, by kompleksowo zdefiniować prawa i obowiązki stron stosunku pracy w przypadku świadczenia jej w formule zdalnej.

W dniu 7 kwietnia 2023 roku wchodzi w życie nowela kodeksu pracy, która dokonuje swoistej rewolty dotychczasowych przepisów. Niniejszy wpis ma na celu przybliżenie, zarówno pracownikom jak i pracodawcom, szczegóły tej zmiany.

Po pierwsze zmienia się nomenklatura. Nie ma już „telepracy”, ale „praca zdalna”. Praca zdalna to praca wykonywana całkowicie lub częściowo (i tu jest novum, albowiem praca zdalna może być praca tzw. hybrydowa, świadczona częściowo w siedzibie pracodawcy i miejscu wskazanym przez pracownika) w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym w miejscu zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków komunikowania się na odległość.

Do uzgodnienia, że pracownik będzie świadczył pracę w trybie zdalnym może dojść zarówno przy zawieraniu umowy o pracę, jak i w trakcie zatrudnienia. W tym drugim wypadku do zmiany dochodzi w trybie zmiany warunków pracy, bądź z inicjatywy pracodawcy bądź na pisemny wniosek pracownika. W sytuacjach wyjątkowych (np. epidemicznych) pracodawca może wydać pracowników polecenie wykonywana pracy zdalnej, pod warunkiem złożenia przez pracownika oświadczenia o posiadaniu ku temu odpowiednich warunków.

Co do zasady pracodawca nie ma obowiązku uwzględniać wniosku pracownika o umożliwienie mu wykonywania pracy zdalnej poza wyjątkiem dotyczącym rodziców dzieci niepełnosprawnych, także po uzyskaniu przez nie pełnoletniości, oraz pracownicy w ciąży, pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia, a także pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności, o wykonywanie pracy zdalnej, chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.

Jeżeli pracownik zostaje oddelegowany do pracy zdalnej na swój wniosek, każda ze stron może w każdym czasie wystąpić z wiążącym wnioskiem o przywrócenie dotychczasowych, tradycyjnych warunków pracy. Wniosek taki składa się na piśmie, z co najmniej 30 dniowym wyprzedzeniem, licząc do dnia w którym ma nastąpić powrót do dotychczasowych zasad świadczenia pracy. Strony mogą uzgodnić inny – niż 30 dniowy termin rozpoczęcia wykonywania pracy w trybie tradycyjnym.

Co ważne, odmowa uwzględnienia polecenia pracodawcy wykonywania pracy zdalnej, złożenie wniosku o umożliwienie wykonywania pracy zdalnej przez pracownika pod szczególna ochroną i złożenie przez pracownika wniosku o przywrócenie do pracy na „normalnych” warunkach – nie może stanowić przyczyny do rozwiązania umowy o prace z pracownikiem

Zasady wykonywania pracy zdalnej określać może porozumienie zawarte między pracodawca i zakładowa organizacją związkową, a w przypadku gdy takowa nie funkcjonuje – z przedstawicielami załogi. Porozumienie takie ma wówczas charakter aktu generalnego, obowiązującego wszystkich pracowników. W porozumieniu takim wskazuje się. jaki rodzaj pracy (na jakich stanowiskach) może być realizowany w trybie pracy zdalnej, jakie są zasady rozliczania kosztów ponoszonych przez pracownika w związku z praca zdalną, tryb porozumienia się pracownika z pracodawca, zasady przeprowadzania przez pracodawcę kontroli pracownika świadczącego prace zdalną, zasady instalacji, konserwacji i naprawy sprzętu i środków przekazanych pracownikowi do wykonywania pracy oraz zasady i reguły bhp przy wykonywaniu pracy zdalnej.

Alternatywnym sposobem na ustalenie zasad wykonywania pracy zdalnej jest porozumienie zawarte bezpośrednio między pracodawcą  a pracownikiem, określające indywidualnie dla danej osoby kwestie opisane powyżej. Taki sposób regulacji znajdzie zastosowanie przede wszystkim u tych pracodawców, którzy przewidują wykonywanie pracy zdalnej przez pojedynczych pracowników, nie zaś przez określone grupy pracownicze, oraz jak mniemam w sytuacji gdy rozpoczęcie pracy zdalnej następuje w trakcie trwania umowy, na wniosek pracownika. Porozumienie takie musi być podpisane przy zawieraniu umowy o pracę zdalną. Jeśli zaś oddelegowanie do pracy zdalnej następuje na skutek polecenia pracodawcy – zasady pracy zdalnej może określać owo polecenie.

Niezależnie od regulaminu i porozumienia, pracodawca w informacji udzielanej pracownikowi przy zawieraniu umowy o pracę jest zobowiązany wskazać obok elementów przewidzianych w art. 29 § 3 kodeksu pracy , także i określenie jednostki organizacyjnej pracodawcy w strukturze której pracownik wykonuje prace zdalną oraz osoby, lub organu, z którym pracownik zdalny ma się kontaktować w związku z realizacją obowiązków i który jest uprawniony do kontroli pracownika.

Powierzenie pracownikowi wykonywania pracy w trybie zdalnym wiąże się z konkretnymi obowiązkami pracodawcy, które przejawiają się między innymi w konieczności wyposażenia pracownika w narzędzia i materiały niezbędne do wykonywania takiej pracy, zapewnienia montażu, serwisu i konserwacji tego sprzętu, względnie zapłaty ekwiwalentu w sytuacji gdy pracownik korzysta z własnych urządzeń. Pracodawca może być też zobowiązany do pokrywania innych kosztów wykonywania pracy, o ile rozliczenie takie przewidziane zostało w porozumieniu lub poleceniu wykonywania pracy zdalnej.

Bardzo szczątkowa regulacja zasad rozliczania owych wydatków i kosztów, nazywanych w Kodeksie ryczałtem i ekwiwalentem może dawać pole do nadinterpretacji i wielu zasadnych lub nie, roszczeń pracownika. Z uwagi na fakt, że różni komentatorzy różnie rozumieją wspomnianą regulację, zaś zapewne dopiero rzeczywistość i praktyka zweryfikują to, co możemy rozumieć pod pojęciem ryczałtu i ekwiwalentu – roztrząsanie tej kwestii to jak mawiał Rydyard Kipling zupełnie inna historia, która postaram się Wam Czytelnicy przybliżyć w kolejnym wpisie na naszym Blogu.