Drodzy Czytelnicy, zapewne obiło się już Wam o uszy, że praca zdalna ma być uregulowana w Kodeksie Pracy. Potwierdzam – to prawda. Nowe przepisy wejdą w życie już od 7 kwietnia 2023 roku, więc warto mniej więcej się orientować o co w tym wszystkim chodzi. Już niedługo pracownik i pracodawca, na zasadach określonych w Kodeksie pracy, będą mogli – intensywnie myśląc o sobie podczas pracy -  nucić tekst Far across the distance and spaces between us, You have come to show you go on…  (Mam nadzieję, że znacie. Dla mnie żadne karaoke bez tego się nie obędzie).

1. Definicja pracy zdalnej.

Od czego tu zacząć? Chyba najlepiej od początku. A na początku była… definicja. Tak, praca zdalna doczekała się ustawowej definicji, zgodnie z którą praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (praca zdalna). Mając na uwadze doświadczenia wynikające z pandemii COVID-19, w zdecydowanej większości miejscem wykonywania pracy zdalnej będzie właśnie mieszkanie pracownika.

2. Określenie zasad wykonywania pracy zdalnej.

Po pierwsze trzeba zauważyć, że co do zasady, praca zdalna będzie dobrowolna. Pracownik będzie mógł wykonywać obowiązki w tejże formie, jedynie za obopólną zgodą stron. Takie uzgodnienie między pracodawcą a pracownikiem będzie mogło mieć miejsce już przy zawieraniu umowy o pracę, albo później, z inicjatywy pracodawcy lub na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Trzeba również wiedzieć, że uzgodnienie między stronami, iż praca będzie wykonywana zdalnie nie jest nieodwracalne. Każda ze stron umowy o pracę – w świetle nowych przepisów - może wystąpić z wiążącym wnioskiem, złożonym w postaci papierowej lub elektronicznej, o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy. Strony ustalają termin przywrócenia poprzednich warunków wykonywania pracy, nie dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku. W razie braku porozumienia przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy następuje w dniu następującym po upływie 30 dni od dnia otrzymania wniosku.

Kodeks pracy wprowadzi bardzo ogóle przepisy dotyczące pracy zdalnej. Określenie szczegółowych zasad będzie zależało już od indywidualnych uzgodnień między pracodawcą a pracownikami. Żeby być bardziej precyzyjnym – zasady wykonywania pracy zdalnej będą się zawierać: a) w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową; b) w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników (jeśli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe); c) w samym poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo w porozumieniu zawartym z konkretnym pracownikiem. W praktyce najwygodniej będzie wprowadzić w zakładzie pracy regulamin pracy zdalnej, kompleksowo regulujący rzeczoną kwestię.

3. Ochrona dobrowolności pracy zdalnej i zakaz dyskryminacji.

Praca zdalna ma być dobrowolna realnie a nie tylko iluzorycznie. Ustawodawca więc wprowadził rozwiązania, która mają uchronić pracownika przez wymuszoną zgodą na prace zdalną z obawy przed zwolnieniem lub gorszym traktowaniem. I tak, już niebawem w Kodeksie pracy pojawią się regulacje zgodnie z którymi odmowa wyrażenia przez pracownika zgody na zmianę warunków wykonywania pracy poprzez przejście na pracę zdalną; wystąpienie z wnioskiem o wykonywanie pracy zdalnej przez pracownika; a także zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej na zasadach określonych w Kodeksie pracy, nie mogą stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie przez pracodawcę umowy o pracę. Nadto, pracownik wykonujący pracę zdalną nie może być traktowany mniej korzystnie w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych niż inni pracownicy zatrudnieni przy takiej samej lub podobnej pracy, z uwzględnieniem odrębności związanych z warunkami wykonywania pracy zdalnej. Ustawodawca także wprost wskazuje, że pracownik nie może być w jakikolwiek sposób dyskryminowany z powodu wykonywania pracy zdalnej, jak również z powodu odmowy wykonywania takiej pracy.

4. Kiedy pracownik nie może odmówić pracy zdalnej?

Jak od każdej zasady, tak i od zasady dobrowolności pracy zdalnej zostały przewidziane wyjątki. I tak, praca zdalna może być wykonywana na polecenie pracodawcy:1) w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub 2) w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej. Wydanie powyższego polecenia jest możliwe jeżeli pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe  techniczne do wykonywania pracy zdalnej.

5. Kiedy pracodawca nie może odmówić pracy zdalnej pracownikowi?

Pracodawca nie może odmówić pracy zdalnej: 1) pracownicy w ciąży; 2) pracownikowi wychowującemu dziecko do ukończenia przez nie 4 roku życia; 3) pracownikowi sprawującemu opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności; 4) pracownikowi-rodzicowi dziecka posiadającego zaświadczenie, o ciąży powikłanej oraz w sytuacji niepowodzeń położniczych; 5) pracownikowi-rodzicowi dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (nawet po ukończeniu przez nie 18 roku życia); 6) pracownikowi-rodzicowi dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych (nawet po ukończeniu przez nie 18 roku życia). Pracodawca będzie mógł odmówić uwzględnienia takiego wniosku tylko wtedy, gdy wykonywanie pracy w trybie zdalnym nie będzie możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Jednak odmowę trzeba będzie uzasadnić w formie papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika.

Warto również dodać, że każdy pracownik zyskuje prawo do 24 dni pracy zdalnej w ciągu roku kalendarzowego. Przepis ma być stosowany w okolicznościach incydentalnych, uzasadnionych wyłącznie potrzebą pracownika. Przykładem może być konieczność opieki nad członkiem rodziny.

6. Obowiązki ciążące na pracodawcy w związku z pracą zdalną oraz prawa pracodawcy.

Nowelizacja Kodeksu pracy wprowadza szczegółowe uregulowanie obowiązków pracodawcy wobec pracownika wykonującego pracę zdalną. Pracodawca będzie zobowiązany: 1) zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy; 2) zapewnić instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć konieczne ich koszty; 3) pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych; 4) pokryć inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej; 5) zapewnić pracownikowi szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania pracy zdalnej; 6) ustalić wysokość ekwiwalentu pieniężnego za wykorzystywanie np. prywatnego laptopa pracownika oraz innych materiałów niezapewnionych przez pracodawcę.

Pracodawca będzie musiał brać pod uwagę: normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, normy zużycia energii elektrycznej, koszty usług telekomunikacyjnych. Warto dodać, że ekwiwalent nie będzie stanowić dla pracownika przychodu.

Nowe przepisy upoważniają pracodawcę do przeprowadzania kontroli pracownika w miejscu wykonywania przez niego pracy zdalnej. Kontrola taka będzie opierała się na zasadach określonych przez strony w regulaminie, poleceniu pracy zdalnej bądź  w porozumieniu zawartym z pracownikiem przez pracodawcę.

Drodzy Czytelnicy, powyżej starałem się przedstawić najważniejsze zasady wykonywania pracy zdalnej. Mam nadzieję, że udało się przez to przebrnąć. Jeżeli jednak będziecie mieć bardziej szczegółowe pytania lub będziecie potrzebować pomocy przy redakcji regulaminu pracy zdalnej lub innych powiązanych dokumentów, zapraszamy do kontaktu.